Opublikowane przezW życiu tak dużo tracimy, marnotrawimy… Tracimy czas (zasób nieodnawialny), pieniądze, inne zasoby materialne, przyjaciół… A przecież wcale tak nie musi być. Wystarczy choć odrobinę popracować nad własną efektywnością, odrobinę każdego dnia, żeby w dłuższym okresie czasu wypracować wiele. Najważniejsze, to uświadomić sobie ile i czego tracimy, i jakie są źródła tej straty.
Wyliczenia mogą przyprawić o ból głowy, ale mogą też zobrazować nam, jak dotkliwie marnotrawimy nie tylko nasz czas, który w związku z tym przestaje być dostępny dla nas, dla naszych najbliższych, na realizację pasji, marzeń, odpoczynek – ale i nasze zasoby – a co za tym idzie zubożamy własną „kieszeń”.
Nietrudno sobie wyobrazić, że tracąc każdego dnia np. dwie godziny na działania nieefektywne, na robienie czegoś, czego wcale nie musimy robić (bo najgorzej jest robić najlepiej coś, czego nie trzeba robić w ogóle), na szukanie rzeczy, które powinny być we właściwym miejscu…
Takie dwie godziny każdego dnia skutkują następującą ilością zmarnowanego czasu w skali roku:
2 godziny dziennie x 5 dni w tygodniu = 10 godzin w tygodniu
10 godzin tygodniowo x 52 tygodnie w roku = 520 godzin w roku
520 godzin w roku / 24 godziny na dobę = ~ 22 doby w roku
lub, jeżeli ktoś woli
520 godzin w roku / 8 godzin roboczych na dobę = 65 dni roboczych w roku
Co więc możemy zrobić, aby:
– mieć więcej wolnego czasu i móc realizować swoje pasje, wypoczywać,
– być człowiekiem szczęśliwym, którego cechuje pozytywne myślenie,
– zwiększyć swoją produktywność, być bardziej efektywnym człowiekiem,
– upraszczać i tak już nadmiernie skomplikowane życie – bo prostota jest szczytem wyrafinowania, jak mawiał Leonardo da Vinci,
– szanować czas jaki mamy do dyspozycji,
– nie marnotrawić niczego, co posiadamy, jednocześnie minimalizując zasoby i zmniejszając wydatki,
– odnieść sukces i być Zenkai – mistrzem samodoskonalenia?
Możemy, a nawet powinniśmy, wypracować swoją własną strategię efektywności osobistej, strategię zrównoważonego rozwoju osobistego, ponieważ świat zmienia się każdego dnia, a my musimy za nim nadążyć. Spróbujmy więc zainwestować w siebie mając świadomość, że każdy z nas, to jedna, najważniejsza i bardzo skomplikowana fabryka, jak więc nią efektywnie zarządzać?
Nawet najdłuższa podróż zaczyna się od jednego kroku.
Lao-cy
Czym zatem jest efektywność osobista, czy też personalna?
Efektywność, inaczej wydajność, produktywność [1] to pozytywny wynik [2] poczynionych działań, miara skuteczności, sprawności – to robienie właściwych rzeczy. Efektywność jest również podstawowym elementem rozwoju człowieka i organizacji [3].
Najczęściej wyrażana jest relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów i utożsamiana z ekonomicznością, gospodarnością.
Co może wpływać na efektywność naszych działań?
Z pewnością wiele czynników, ale kilka najistotniejszych to:
– stres towarzyszący naszemu życiu prywatnemu i zawodowemu,
– zmęczenie,
– smutek, ale i radość,
– pozytywne nastawienie do życia,
– umiejętności,
– wiedza, która jest rezultatem ciekawości,
– organizacja pracy i życia,
– umiejętność planowania i konsekwencja w działaniu,
– nadmiar… zasobów, pracy, informacji…,
– wytworzone marnotrawstwo,
– samodzielność,
– kreatywność,
– złodzieje efektywności,
– otoczenie,
– motywacja do działania, marzenia,
– stan zdrowia, kondycja fizyczna i psychiczna,
– dostępne zasoby, metody, instrumenty i technologie…
To tylko kilka wybranych czynników, które wpływają na produktywność człowieka. Nie sposób nie wspomnieć tutaj o podejściu do życia i pracy. Jeżeli będziemy doskonalili się „wyspowo”, „punktowo”, a nie stosowali względem siebie podejścia holistycznego, całościowego – ryzykujemy wygenerowaniem „paradoksu efektywności”. Poprawianie efektywności każdej z „wysp” może skutkować pogorszeniem efektywności całej organizacji, patrz: człowieka. Istotnym czynnikiem, który ma bardzo negatywny wpływ na efektywność personalną jest stres. Oprócz tego, że znacznie pogarsza produktywność, wpływa destrukcyjnie na ciało i umysł człowieka.
Skutkiem prowadzenia nieefektywnego życia jest marnotrawstwo. A któż z nas chciałby być określany mianem człowieka marnotrawnego? Marnotrawstwo to rozrzutność, niegospodarność, zużywanie bez pożytku [2]; to także szastanie, szafowanie czymś, nieoszczędność, niewykorzystywanie należycie tego, co posiadamy, to też narażanie na straty. Marnotrawienie to działanie nieekonomiczne, polegające na nieuzasadnionym wydatkowaniu zasobów.
T. Kotarbiński w Traktacie o dobrej robocie pisał, że marnotrawstwo często łączy się z łatwizną, postępowaniem po najmniejszej linii oporu, a także z opieszałym niekończeniem roboty rozpoczętej, co cechuje ludzi niewytrwałych [5]. Zdaniem H. Forda marnotrawstwo polega przeważnie na niezrozumieniu wykonywanej pracy albo na niedbałości w jej wykonaniu [6].
Analiza literatury pozwala wyróżnić kilka rodzajów marnotrawstwa. Na rysunku poniżej zaprezentowano kilka głównych grup marnotrawstwa możliwych do zidentyfikowania w organizacjach. Co ciekawe, w łatwy sposób można je odnieść do podejścia personalnego.
Najbardziej dotkliwe dla człowieka jest marnotrawienie czasu. Czas to jedyny zasób nieodnawialny (przy aktualnym stanie wiedzy; może kiedyś coś w tej materii ulegnie zmianie). Najważniejsze jest jednak nie to, jak identyfikować źródła marnotrawstwa, ale jak sprawić, żeby nie było ono generowane w przyszłości.
I tutaj z odsieczą nadciąga filozofia małych kroków – Kaizen, oferująca zarówno zestaw zasad, jak i skrzynkę narzędziową, z której można zaczerpnąć proste i intuicyjne instrumenty. Podejście Kaizen, przez niektórych nazywane narzędziem doskonalenia, strategią działania, to tak naprawdę filozofia życia – to filozofia małych kroków.
Termin Kaizen pochodzi od dwóch japońskich słów: KAI – zmiana oraz ZEN – dobra
Kaizen oznacza stopniowe i uporządkowane oraz ciągłe udoskonalanie, ulepszanie, poprawianie wszystkiego, co realizujemy w naszym życiu, z wykorzystaniem małych kroków. Może odnosić się zarówno do życia zawodowego, jak i prywatnego. Wszędzie tam, gdzie musimy lub chcemy coś zmienić.
Dlaczego to właśnie małe kroki są lepsze od rewolucyjnych zmian?
Otóż problem tkwi w lęku, a w konsekwencji i stresie, który towarzyszy wielkim zmianom. Nasz mózg zbudowany jest z trzech głównych części: mózgu gadziego, mózgu ssaczego oraz kory mózgowej. Funkcje poszczególnych części zobrazowano na rysunku poniżej.
Część ssacza naszego mózgu wyposażona jest w ciało migdałowate. Jest to niewielka struktura mózgu, która odpowiada za generowanie negatywnych emocji, agresji oraz reakcje obronne. Ciało migdałowate kontroluje reakcję „walki i ucieczki”. Pełni ono rolę strażnika, który kontroluje docierające do mózgu sygnały i jeśli któryś uzna za zagrożenie, uruchomi szereg procesów mających na celu obronę organizmu (np. wydzielanie odpowiednich hormonów, mobilizacja ośrodków ruchowych, pobudzanie układu sercowo-naczyniowego, a zwłaszcza zablokowanie dopływu tlenu i glukozy do kory mózgowej, przez co następuje zatrzymanie racjonalnego i twórczego myślenia). W tym czasie organizm opiera się na instynktownych zachowaniach, w celu skrócenia czasu reakcji. Ciało migdałowate lubi to, co znane i bezpieczne, więc może wszczynać alarm nawet z błahych powodów, gdy uzna bodziec za nieprzyjemny, np. myśl o konieczności wprowadzenia zmiany w naszym życiu.
Sama myśl o zmianie często nas paraliżuje, za co odpowiada właśnie ciało migdałowate. Można go jednak zmylić. Wystarczy zmiany, które nas czekają, wprowadzać małymi krokami, czyli zgodnie z filozofią Kaizen (nie od razu przecież Rzym zbudowano…).
W Japonii życie zgodnie z Kaizen jest normą. To właśnie małym krokom Japończycy zawdzięczają tak spektakularne podniesienie się z kolan po II Wojnie Światowej. Do dziś w japońskich firmach i domach praktykuje się filozofię małych kroków. Wystarczy każdego dnia poprawić się odrobinę, aby osiągnąć naprawdę ogromną poprawę, a co najważniejsze poprawę trwałą.
Zarządzanie samym sobą w duchu Kaizen opiera się na upraszczaniu swojego życia, uszczuplaniu go o wykonywanie zadań zbędnych, nie dodających nam żadnej wartości. Zgodnie z zasadami koncepcji Lean/Kaizen, wartość, to wszystko to, za co klient chce zapłacić. W naszym osobistym podejściu, to my sami dla siebie sobie jesteśmy klientami.
Podejście Personal Kaizen skupia się na metodach:
– planowania i realizacji celów,
– mądrego organizowania pracy,
– odróżniania tego co pilne, od tego co ważne,
– upraszczania procesów, działań,
– „walki” z prokrastynacją i marnotrawstwem,
– uczenia się od najlepszych,
– zarządzania osobistymi zasobami, czasem, informacją (jak radzić sobie z informacyjnym tsunami), projektami…
– poprawy komfortu pracy, koncentracji, pamięci,
– wzbogacania sposobu myślenia o myślenie kreatywne i krytyczne,
– skutecznego uczenia się, rozwijania kompetencji.
Kaizen personalny w prosty sposób wskazuje jak identyfikować marnotrawstwo w życiu każdego człowieka, jak zarządzać czasem, jednocześnie unikając złodziei czasu.
Kaizen personalny podsuwa również odpowiedzi na pytania: jakie instrumenty mogą nam pomóc w poprawie własnej efektywności. Okazuje się, że prawie każdą z zasad i niemalże każde z instrumentów Lean/Kaizen możemy zaadaptować w zarządzaniu samym sobą.
Tak więc Kaizen personalny podpowiada między innymi jak nakreślić swój własny strumień wartości (VSM), jak zorganizować swój warsztat pracy (5S, 6S, 7S), jak korzystać z dobrodziejstw list Kaizen, dlaczego warto zadawać pytania, być specjalistą w dwóch dziedzinach, stosować zarządzanie wizualne na co dzień. Podsuwa także pomysły na efektywne rozwiązywanie nieefektywnych problemów.
Proponując implementowanie zasad i instrumentów Kaizen w kontekście każdego z nas, jako sporej organizacji, niełatwej do zarządzania, a jednocześnie dla nas najważniejszej, postanowiłam podejście Kaizen, w odniesieniu do człowieka, uzupełnić o aspekty związane z: psychologią pozytywną, zarządzaniem uwagą i ograniczeniami, radzeniem sobie ze stresem, sposobami pobudzania kreatywności (bo niewiele działań w życiu jest powtarzalnych), pobudzaniem proaktywności, wykorzystaniem mapowania myśli do poprawy efektywności osobistej.
Kaizen personalny nie tylko uczy jak być lepiej zorganizowanym, jak zaplanować swój zrównoważony rozwój osobisty, jak „walczyć” z marnotrawstwem i wygospodarować trochę czasu dla siebie. Efektywny człowiek, to człowiek, dla którego równie ważne jest dbanie o zdrowie, kondycję fizyczną i psychiczną, rozwijanie wyobraźni oraz pomaganie innym – poprzez pomaganie innym ludziom, również zwiększamy własną efektywność.
Nie taki diabeł straszny… ale pamiętajmy o konsekwencji w działaniu, bo jesteśmy tym, co robimy cyklicznie, przeto więc doskonałość nie jest jednorazowym działaniem, lecz nawykiem , a Twoim największym przeciwnikiem jesteś Ty sam.
Doskonalenie, to bycie dzisiaj lepszym, niż było się wczoraj,
ale jednocześnie bycie gorszym niż będzie się jutro.
Bądź silniejszy od swoich wymówek.
dr n. ekon. Iwona Burka
Literatura:
[1] Słownik synonimów, Tom 8, Akademia języka polskiego PWN, Warszawa 2007
[2] Słownik języka polskiego, Tom 1, Akademia języka polskiego PWN, Warszawa 2007
[3] Drucker P., Menedżer skuteczny, Biblioteka Nowoczesności, AE Kraków, Kraków 1994
[4] Kotarbiński T., Traktat o dobrej robocie, Zakład Narodowy im. Ossolińskich, Wrocław 1974
[5] Ford H., Moje życie i dzieło, Instytut Wydawniczy Bibljoteka Polska, Warszawa 1925